Rollen und Gruppen verstehen

Kurz gesagt: Was Sie sehen und dürfen, hängt von Ihrer Rolle, den App-Gruppen, ggf. einer Standort-Gruppe und optional Praxis_Benutzerverwaltung ab. Deshalb sieht nicht jede Person dieselben Menüpunkte, Ordner oder Wiki-Bereiche.

Benutzer und Mitarbeiter

Im Praxisportal heißen die Anmeldekonten Benutzer. In Therino heißen die Personalakten Mitarbeiter. Ein Benutzer kann mit einem Mitarbeiter verknüpft sein — das sind zwei zusammengehörige, aber getrennte Dinge.

Übersicht auf einen Blick

	Therapeut / Rezeption	Teamleitung	Standortleitung / Geschäftsführung*
Therino: Mein Bereich	✓	✓	✓
Therino: Team & Organisation	—	✓ (ohne Finanzdaten, ohne Genehmigungen)	✓ (voll)
Therino: Zeit & Abschlüsse	—	—	✓
Therino: Administration	—	—	✓
Dateiverwaltung: Praxisdaten	✓	✓	✓
Dateiverwaltung: Verwaltung	—	✓	✓
Dateiverwaltung: Personal	—	—	✓
Dateiverwaltung: Geschäftsführung	—	—	nur Geschäftsführung
Wiki: normale Seiten	✓	✓	✓
Wiki: Leitungsbereich	—	—	✓
Adminportal: Benutzer verwalten	—	—	nur mit Praxis_Benutzerverwaltung

* Standortleitung und Geschäftsführung sind in Therino und im Wiki gleichberechtigt. Der Unterschied liegt nur im Dateiverwaltungs-Ordner „Geschäftsführung“.

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Vier Arten von Gruppen

Das Zugriffsmodell hat vier getrennte Achsen. Die werden oft verwechselt — deshalb hier der Überblick:

1. App-Gruppen — Zugang zu einer Anwendung

App-Gruppen schalten frei, ob Sie eine Anwendung im Benutzerportal sehen und öffnen dürfen:

Gruppe	Anwendung
APP_Therino	Therino
APP_Dateiverwaltung	Dateiverwaltung
APP_Wiki	Praxiswissen (Wiki)

Ohne die passende App-Gruppe erscheint die Anwendung nicht — auch wenn Sie eine Rollengruppe haben.

2. Rollengruppen — Was Sie innerhalb der Apps dürfen

Jeder Benutzer braucht genau eine Rollengruppe:

Gruppe	Kurzbeschreibung
Therapeut	Allgemeine Praxisdaten; kein erweitertes Verwaltungsrecht
Rezeption	Wie Therapeut (Empfang/Rezeption)
Teamleitung	Zusätzlich Verwaltungsunterlagen; in Therino keine Finanzdaten
Standortleitung	Erweiterter Zugriff auf Verwaltung und Personalbereiche
Geschaeftsfuehrung	Weitgehend vollständiger Zugriff auf alle Praxisordner und Therino-Funktionen

3. Standortgruppen — nur bei mehreren Standorten

Bei Praxen mit mehreren Standorten gibt es zusätzlich Gruppen wie Standort_Hauptstelle oder Standort_Milchhof. Sie steuern, welcher Standort für den Benutzer sichtbar ist — in Therino, der Dateiverwaltung und im Wiki.

Details im Abschnitt Mehrere Standorte unten.

4. Praxis_Benutzerverwaltung — Benutzer im Adminportal verwalten

Diese Gruppe ist unabhängig von der fachlichen Rolle. Sie steuert, ob ein Benutzer im Adminportal andere Benutzer der Praxis verwalten darf.

Typisch vergeben an: Standortleitung oder Geschäftsführung.

Rolle allein reicht nicht

Ein Benutzer braucht immer Rolle + passende App-Gruppe. Bei mehreren Standorten zusätzlich die passende Standort-Gruppe.

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Praxis_Benutzerverwaltung

Wer Mitglied dieser Gruppe ist, darf im Adminportal des Praxisportals Benutzer der eigenen Praxis verwalten — ohne Zugriff auf technische Systemfunktionen.

Darf	Darf nicht
Benutzer anlegen	System-Gruppen (sys_*) vergeben
Benutzer bearbeiten (Name, E-Mail)	Rollen- oder Rechteverwaltung im Praxisportal
Benutzer deaktivieren oder löschen	Superuser-Funktionen
Passwort zurücksetzen (direkt oder per E-Mail)	Gruppen außerhalb der erlaubten Liste
MFA/TOTP für andere Benutzer zurücksetzen (über Passwort-Reset)
Gruppen zuweisen: Rollen, APP_*, Standort_*, Praxis_Benutzerverwaltung, 2FA_Ausnahme
Identitätswechsel (mit Begründung, wird protokolliert)

Nicht verwechseln

Praxis_Benutzerverwaltung betrifft Benutzer im Praxisportal (Adminportal).

Die Mitarbeiterverwaltung in Therino (Personalakten, Verträge, Dokumente) ist etwas anderes und hängt von der Rollengruppe ab — nicht von dieser Gruppe.

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Mehrere Standorte

Bei Praxen mit mehr als einem Standort kommt eine vierte Dimension hinzu. Das ist die häufigste Fehlerquelle bei der Benutzerverwaltung.

Grundprinzip: Doppel-Zuordnung

Für standortbezogene Anwendungen braucht ein Benutzer drei Gruppen:

Rollengruppe  +  APP_<Anwendung>  +  Standort_<Name>

Beispiel: Ein Therapeut am Standort Milchhof braucht:

• Therapeut (Rolle)
• APP_Therino (App-Zugang)
• Standort_Milchhof (Standort)

Fehlt Standort_Milchhof, sieht er Therino für diesen Standort nicht — auch mit APP_Therino.

Was die Standort-Gruppe steuert

Anwendung	Wirkung der Standort-Gruppe
Therino	Eigene Instanz pro Standort, z. B. team.milchhof.<ihre-domain> statt einer zentralen URL
Dateiverwaltung	Sichtbarkeit des Standort-Unterordners innerhalb der Gruppenordner (neben „Alle Standorte“)
Wiki	Zugriff auf den standortspezifischen Wiki-Baum unter standorte/<standort>/…

Dateiverwaltung bei mehreren Standorten

Die vier Gruppenordner (Praxisdaten, Verwaltung, Personal, Geschäftsführung) bleiben gleich. Zusätzlich gibt es pro Ordner:

• Alle Standorte — für praxisübergreifende Inhalte
• Standort-Unterordner — z. B. Milchhof, Mühlhausen

Ein Benutzer sieht nur die Unterordner der Standorte, für die er eine Standort_*-Gruppe hat.

Wiki bei mehreren Standorten

• Normaler Inhalt: standorte/<standort>/… (Abläufe, QM, Onboarding usw.)
• Leitungsbereich: standorte/<standort>/leitung (nur Standortleitung/Geschäftsführung)
• Die Startseite home verlinkt auf alle Standorte — der Benutzer kann aber nur seinen Standort-Baum öffnen

Sonderfall: Zentrale Verwaltung

Benutzer mit Praxis_Benutzerverwaltung brauchen oft mehrere Standort_*-Gruppen, um Benutzer an allen Standorten anlegen und Gruppen zuweisen zu können. Das ist beabsichtigt — sie verwalten die Praxis, arbeiten aber nicht zwingend operativ in jeder Instanz.

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Was darf jede Rolle?

Therapeut und Rezeption

Systemrechte sind identisch. Der Unterschied liegt nur im Tätigkeitsprofil in der Therino-Personalakte (z. B. für HR-Vorlagen und Compliance).

Therino — „Mein Bereich“

Funktion
Dashboard, Neuigkeiten
Zeiterfassung (5-Minuten-Raster)
Abwesenheiten beantragen (Urlaub, Krank, …)
Kalender, Stundenübersicht, Berichte
Monatsbericht einreichen
Kunden, Fahrten, Ausgaben (wenn Modul „Fahrten & Ausgaben“ aktiv)

Nicht sichtbar: „Team & Organisation“, „Administration“.

Dateiverwaltung

Nur Praxisdaten.

Wiki

Normale Praxisseiten lesen und bearbeiten. Kein Leitungsbereich.

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Teamleitung

Alles wie Therapeut/Rezeption, plus:

Therino — „Team & Organisation“ → „Personal & Standort“

Darf	Darf nicht
Mitarbeiter und Standorte einsehen	Mitarbeiter anlegen oder sensible Daten (Gehalt, Steuer, SV) sehen
HR-Definitionen pflegen (Dokumentkategorien, Tätigkeitsprofile, Boarding-Vorlagen, …)	Standorte anlegen oder löschen
Dokumente hochladen, Kompetenzen pflegen, Compliance-Dashboard	Dokumente archivieren oder löschen
Abwesenheiten aller Mitarbeiter einsehen	Abwesenheiten genehmigen oder ablehnen
Benachrichtigungen, Dashboard-Modus „Verwaltung“ (eingeschränkt)	„Zeit & Abschlüsse“, „Spesen & Fuhrpark“-Verwaltung

Dateiverwaltung

Praxisdaten + Verwaltung.

Wiki

Wie Therapeut/Rezeption — kein Leitungsbereich.

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Standortleitung und Geschäftsführung

In Therino und im Wiki sind beide Rollen gleichberechtigt. Der einzige Unterschied liegt in der Dateiverwaltung (siehe unten).

Therino — vollständige Verwaltung

Alles wie Teamleitung, plus:

Bereich	Funktionen
Personal & Standort	Mitarbeiter anlegen und bearbeiten (inkl. sensible Daten), On-/Offboarding steuern
Zeit & Abschlüsse	Zeiten anderer Mitarbeiter verwalten, Abwesenheiten genehmigen, Monats- und Jahresabschluss
Spesen & Fuhrpark (wenn Modul aktiv)	Fahrtenbuch, Ausgabenverwaltung, Fuhrpark
Administration	Benutzerverwaltung in Therino, Feiertage, Praxis-Einstellungen, Audit-Log, SSO-Einstellungen

Dateiverwaltung

Ordner	Standortleitung	Geschäftsführung
Praxisdaten	✓	✓
Verwaltung	✓	✓
Personal	✓	✓
Geschäftsführung	—	✓

Wiki

Normale Praxisseiten plus Leitungsbereich (/leitung): interne Prozesse, Eskalation, Verantwortlichkeiten. Seiten und Navigation verwalten.

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Berechtigungsstufen pro Anwendung

Therino — drei Navigationsbereiche

Mein Bereich           → alle
Team & Organisation    → ab Teamleitung
  ├ Personal & Standort      → ab Teamleitung
  ├ Zeit & Abschlüsse        → ab Standortleitung
  └ Spesen & Fuhrpark        → ab Standortleitung (wenn Modul aktiv)
Administration           → Standortleitung und Geschäftsführung

Zusätzlich: Dokumente in der Personalakte können nach Sichtbarkeitsstufe eingeschränkt sein (ab Teamleitung / ab Standortleitung).

Modul-Hinweis: Fahrten, Ausgaben, Kunden und die Verwaltungs-Pendants erscheinen nur, wenn die Praxis das Modul „Fahrten & Ausgaben“ aktiviert hat.

Dateiverwaltung — vier Gruppenordner

Ordner	Therapeut / Rezeption	Teamleitung	Standortleitung	Geschäftsführung
Praxisdaten	✓	✓	✓	✓
Verwaltung	—	✓	✓	✓
Personal	—	—	✓	✓
Geschäftsführung	—	—	—	✓

Wiki — zwei Berechtigungsstufen

Stufe	Rollen	Bereiche
Normales Wiki	Therapeut, Rezeption, Teamleitung	Abläufe, QM, Onboarding, Vorlagen, Notfallkontakte, …
Leitungsbereich	Standortleitung, Geschäftsführung	Alles oben plus /leitung

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Typische Fehler

1. Rolle ohne App-Gruppe → Benutzer sieht die App nicht im Benutzerportal.
2. App-Gruppe ohne Rolle → Anmeldung möglich, aber keine sinnvollen Rechte in der App.
3. Multi-Site ohne Standort_* → Therino-Instanz oder Standortordner fehlen.
4. Teamleitung erwartet Urlaubsgenehmigung → Geht erst ab Standortleitung.
5. Praxis_Benutzerverwaltung mit Therino-Verwaltung verwechseln → Portal-Benutzer ≠ Therino-Mitarbeiter.
6. Therapeut und Rezeption verwechseln → Für Zugriffsrechte irrelevant; für HR-Vorlagen relevant.

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Verweise

• Neuen Mitarbeiter anlegen
• Rollen, Gruppen & Zugänge ändern
• Die Anwendungen im Überblick
• Glossar