Onboarding-Workshop – Themen

Kurz gesagt: Beim Start mit Therino richten wir Ihre Praxis in einem gemeinsamen Workshop ein und schulen Verwaltung und Mitarbeiter. Diese Seite listet alle Themen auf, die wir dabei behandeln.

Ziel: Produktivstart mit fertig eingerichtetem System + geschulte Verwaltung + unterschriebenes Abnahmeprotokoll. Dauer: ca. 1 Tag (oder 2 Halbtage: Vormittag = Einrichtung/Admin, Nachmittag = Schulung). Teilnehmer: Geschäftsführung, Standort-/Teamleitung, Verwaltung/Rezeption.

Reihenfolge

Die Einrichtung folgt den Abhängigkeiten im System: erst Grundgerüst (Praxis, Standorte, Rollen), dann Definitionen/Vorlagen, dann Mitarbeiter, dann Fachdaten. Vieles lässt sich ohne diese Vorarbeit noch nicht anlegen.

0. Vorbereitung (intern, vor dem Termin)

Kundeninstanz bereitgestellt, Subdomains + TLS aktiv
Alle vier Dienste erreichbar geprüft (Authentik, Nextcloud, Wiki.js, Therino)
Bootstrap-Admin-Zugang für die Übergabe an den ersten Praxis-Admin bereit
Abnahme-/Onboardingprotokoll bereit
Testnutzer je Rolle für die Live-Demo vorbereitet
Support-Kontakt + Servicezeiten notiert

1. Begrüßung & Überblick (ca. 20 Min)

Vorstellungsrunde, Ziel und Ablauf des Workshops
Grundidee: Therino automatisiert den digitalen Arbeitsplatz – es ersetzt nicht die Praxissoftware
Architektur in einem Satz: Praxisportal = zentrale Anmeldung (SSO), alle Apps dahinter – „einmal anmelden, überall drin"
Grundkonzept Therino: Benutzer (Anmeldekonto) und Mitarbeiter (Personalakte) hängen zusammen, sind aber getrennt
Navigationsbereiche: „Mein Bereich", „Team & Organisation", „Administration"
Zeitlogik: alles in 5-Minuten-Schritten, Zeitzone Europe/Berlin

2. Rundgang durch die vier Anwendungen (ca. 30 Min)

Kurzer Live-Rundgang, jeweils Zweck und wichtigste Screens:

App	URL-Schema	Zweck
Praxisportal	`portal.<domain>`	Zentrale Anmeldung; Benutzerportal (App-Kacheln) und Adminportal (Benutzerverwaltung, MFA)
Nextcloud	`cloud.<domain>` (+ `office.<domain>`)	Dateien/Dokumente, Ordnerfreigaben
Praxiswissen (Wiki.js)	`wiki.<domain>`	Prozesse, Checklisten, Anleitungen
Therino	`team.<domain>` (bzw. `team.<site>.<domain>`)	HR: Zeiterfassung, Abwesenheit, Personalakte, On-/Offboarding

Optional erwähnen: Passwortmanager (Vaultwarden), Therino Intake/Befund (Plus-Paket).

3. Sicherheit & Zugang (ca. 20 Min)

SSO: Anmeldung immer über das Praxisportal
MFA/TOTP ist Pflicht für alle interaktiven Nutzer – Ersteinrichtung live zeigen
- Was tun bei verlorenem/neuem Handy? → Ausnahmegruppe 2FA_Ausnahme nur im Notfall, dokumentiert
Notfallzugang (Break-Glass): lokaler therinoadmin je Dienst – nur bei SSO-Ausfall, Verantwortung Geschäftsführung/IT
Passwort-/Kontosicherheit: was bei kompromittiertem Konto passiert (Benutzer im Adminportal deaktivieren)
Passwort zurücksetzen: Einem Mitarbeiter kann ein Passwort-Wiederherstellungslink zum Ändern des Passworts zugeschickt werden. Wichtig: Im Adminportal muss dabei die E-Mail-Stage manuell ausgewählt werden – das läuft nicht automatisiert.

4. Rollen- & Gruppenmodell (ca. 25 Min)

Das Modell hat drei getrennte Achsen – die häufigste Fehlerquelle:

Rollengruppen (fachliche Rolle, steuern App-Rechte): Therapeut, Rezeption, Teamleitung, Standortleitung, Geschaeftsfuehrung
App-Gruppen (schalten Zugang zur App frei): APP_Therino, APP_Dateiverwaltung, APP_Wiki, APP_PasswortManager, …
Standortgruppen (nur Multi-Site): Standort_<Name>

Wichtig

Eine Rollengruppe allein gibt keinen App-Zugang. Ein Nutzer braucht Rolle + passende APP_-Gruppe (und bei Multi-Site zusätzlich die Standort_-Gruppe).

Delegierte Benutzerverwaltung: Praxis_Benutzerverwaltung (wer darf Nutzer anlegen)
Wirkung der Gruppen auf Rechte (Nextcloud-Ordner, Wiki-Rechte, Therino-Rolle via OIDC)

5. Grundeinrichtung in Therino (Administration)

Praxis-Einstellungen: Praxisname, Rechtsname, Adresse, Kontakt; Modul „Fahrten & Ausgaben" aktivieren/aus; Anfahrts-Abzug; Erinnerungen (Admin-E-Mail, Reminder-Uhrzeit, Vorlauftage, Monatsbericht-Erinnerung)
Anmeldung / OIDC-Einstellungen: lokale Benutzer oder SSO (Praxisportal) – Issuer, Audience, Client-Secret, Claims konfigurieren und Testlogin
Feiertage: Bundesland/Feiertage pflegen (Basis für Sollstunden & Abwesenheiten)
Standorte: alle Praxisstandorte anlegen
Benutzer & Rollen: Konten für Verwaltung/Leitung, Rollen und Standortzuordnung

6. HR-Definitionen & Vorlagen

Vor dem Anlegen von Mitarbeitern festlegen:

Beschäftigungstypen (Vollzeit, Teilzeit, Minijob …)
Dokumentenkategorien inkl. Sichtbarkeit ab welcher Rolle
Tätigkeitsprofile
Pflichtvorlagen (Pflichtdokumente/-nachweise, z. B. Arbeitsvertrag, Berufsurkunde, Masernimpfnachweis; Pflichtkompetenzen)
Boarding-Vorlagen (On-/Offboarding-Checklisten)
Erinnerungen: Geburtstage, Jubiläen, Probezeitende

7. Mitarbeiter anlegen & einrichten (Kernstück)

Ausführliche Anleitungen: Umstieg auf Therino, Neuen Mitarbeiter anlegen, Startbestände übernehmen.

Konto zuerst im Portal, dann Personalakte in Therino. Am besten einen Musterfall live durchspielen, den Rest als Übung.

Im Adminportal (Praxisportal):

Benutzer anlegen (Mitglied Praxis_Benutzerverwaltung nötig)
Gruppen setzen: Rolle + APP_Therino (+ Standort_* bei Multi-Site) + weitere App-Gruppen
MFA-Ersteinrichtung durch den Mitarbeiter beim ersten Login

In Therino:

Erster Login → Mitarbeiter-Datensatz wird per SSO automatisch verknüpft (Auto-Link)
Personaldaten & Beschäftigung (Vertrag, Beschäftigungstyp, Eintritt), Standort-Zuordnung
Sensible Daten (Gehalt/Steuer/SV) – Hinweis auf Berechtigungen
Arbeitszeitmodell anlegen (FIXED_DAILY oder SHIFT_ROTATION, effective_from) → daraus entstehen die Sollstunden
Urlaubsanspruch pflegen
Startbestände über den Assistenten Resturlaub aus Migration übernehmen (Urlaub/Überstunden aus Altsystem) – wichtig beim Erststart!
Optional: Onboarding-Prozess aus Vorlage starten, Dokumente, Kompetenzen

Optional (nur falls Modul aktiv): Fuhrpark (Praxisfahrzeuge) und Kunden (Ziele für Fahrten) anlegen.

8. On- & Offboarding

Onboarding: Konto anlegen → Gruppen → Apps → Personalakte → Willkommen
Offboarding: Konto deaktivieren, Sessions widerrufen, Zugänge entziehen
Therino-Boarding-Prozesse aus Vorlage nutzen; Wiki-Seiten onboarding/leitung als Prozess-Ablage

9. Schulung: Alltag der Mitarbeiter („Mein Bereich")

Login, Profil, Passwort/SSO
Zeiterfassung: Eintrag anlegen (5-Min-Raster, keine Überlappung), korrigieren
Abwesenheiten beantragen (Urlaub, Krank, Überstundenausgleich, Fortbildung) + Status verstehen
Kalender, Stundenübersicht/Überstunden
Berichte ansehen/exportieren
Falls aktiv: Fahrten & Ausgaben erfassen
Neuigkeiten & Benachrichtigungen

10. Schulung: Leitung & Verwaltung („Team & Organisation")

Zeiten- & Abwesenheitsverwaltung: Anträge genehmigen/ablehnen
Monatsabschluss: Ablauf, Freigabe, Erinnerungen
Jahresabschluss: Soft-Lock, Verhalten bei Änderungen im geschlossenen Jahr, Urlaubsüberträge
Compliance & Benachrichtigungen (Fristen, Ablaufdaten)
Falls aktiv: Ausgabenverwaltung, Fahrtenbuch & -Abschlüsse
Exporte (CSV/XLSX/PDF/ICS)
Rollen-/Rechte- und Standortänderungen über das Portal (mit Live-Auswirkung auf Nextcloud/Wiki)

11. Nextcloud – Dateien & Datenübernahme (ca. 25 Min)

Ordnerstruktur und Berechtigungen:
- Praxisdaten → alle Rollen
- Verwaltung → Teamleitung, Standortleitung, Geschäftsführung
- Personal → Standortleitung, Geschäftsführung
- Geschäftsführung → nur Geschäftsführung
- Multi-Site: zusätzlich Alle Standorte + Standort-Unterordner
Dokumente bearbeiten mit Collabora (office.<domain>)
Datenübernahme: laut Leistungsbeschreibung nicht automatisch enthalten – Ablauf klären, nach Massen-Upload Rescan, Dateinamen ggf. bereinigen; was gehört wohin (allg. Praxisdaten vs. vertrauliche Personal-/Patientendokumente)

12. Praxiswissen (Wiki.js) (ca. 15 Min)

Zugang via APP_Wiki
Seitenstruktur: praxiswissen, ablaeufe, qm, it, onboarding, vorlagen, notfallkontakte, leitung
Ins Wiki gehören: Prozesse, Checklisten, Anleitungen, Zuständigkeiten
Nicht ins Wiki: Passwörter/Token, Patientendaten, Personalakten (→ Nextcloud/Vaultwarden)
Zuerst einpflegen: Notfallkontakte, Kernabläufe, QM-Basics

13. Betrieb, Support & Datenschutz (ca. 15 Min)

Backup/Restore: Grundkonzept (verschlüsselte Backups), Aufgabenteilung Kunde/Therino
Support: Kontaktweg, Servicezeiten, SLA-Grundzüge
DSGVO/AVV: Auftragsverarbeitung, Personalakte-Compliance, Least-Privilege
Wartungsfenster / Updates (monatlich)

14. Admin-Übergabe & Abnahme (ca. 15 Min)

Übergabe: Bootstrap-Admin → erster Praxis-Admin (Bootstrap-Konto danach zurückziehen)
Audit-Log kurz zeigen (Nachvollziehbarkeit)
Offene Punkte festhalten
Abnahmeprotokoll durchgehen und unterschreiben → markiert den Produktivstart

15. Abschluss, Q&A & nächste Schritte (ca. 20 Min)

Offene Fragen / Sonderfälle sammeln
Empfohlene erste To-dos: restliche Mitarbeiter anlegen, Startbestände migrieren, Vorlagen finalisieren, erste Wiki-Seiten, erste Daten hochladen
Folgetermin / Check-in vereinbaren

Checkliste „Was nach dem Workshop erledigt sein muss"

Hinweise für Multi-Site-Praxen

Bei Multi-Site gibt es keine Default-URL team.<domain>, sondern je Standort eine eigene Therino-Instanz unter team.<site>.<domain>. Die Abschnitte 2, 4 und 11 entsprechend anpassen und die Standortgruppen (Standort_*) bei jedem Nutzer miterklären.

0. Vorbereitung (intern, vor dem Termin)​

1. Begrüßung & Überblick (ca. 20 Min)​

2. Rundgang durch die vier Anwendungen (ca. 30 Min)​

3. Sicherheit & Zugang (ca. 20 Min)​

4. Rollen- & Gruppenmodell (ca. 25 Min)​

5. Grundeinrichtung in Therino (Administration)​

6. HR-Definitionen & Vorlagen​

7. Mitarbeiter anlegen & einrichten (Kernstück)​

8. On- & Offboarding​

9. Schulung: Alltag der Mitarbeiter („Mein Bereich")​

10. Schulung: Leitung & Verwaltung („Team & Organisation")​

11. Nextcloud – Dateien & Datenübernahme (ca. 25 Min)​

12. Praxiswissen (Wiki.js) (ca. 15 Min)​

13. Betrieb, Support & Datenschutz (ca. 15 Min)​

14. Admin-Übergabe & Abnahme (ca. 15 Min)​

15. Abschluss, Q&A & nächste Schritte (ca. 20 Min)​

Checkliste „Was nach dem Workshop erledigt sein muss"​

Hinweise für Multi-Site-Praxen​