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Umstieg auf Therino – Bestandsmitarbeiter übernehmen

Kurz gesagt: Beim Umstieg auf Therino legen Sie für jeden Bestandsmitarbeiter ein Anmeldekonto im Praxisportal an, richten die Personalakte in Therino ein und übernehmen die Startbestände (Resturlaub, optional Überstunden) aus dem Altsystem. Es gibt keinen automatischen Massenimport — jede Person wird einzeln eingerichtet.

Wann brauche ich das?​

  • Direkt nach dem Onboarding-Workshop, wenn noch Mitarbeiter aus dem Altsystem fehlen.
  • Wenn für einzelne Personen die Startbestände (Urlaub, Überstunden) noch nicht übernommen wurden.
  • Wenn Sie Therino produktiv starten und alle Bestandsmitarbeiter arbeitsfähig sein sollen.

Das brauchen Sie vorher​

  • Das Grundgerüst aus dem Workshop ist eingerichtet: Standorte, Feiertage, Beschäftigungstypen, Vorlagen.
  • Sie sind in Therino als Standortleitung oder Geschäftsführung angemeldet und sehen Team & Organisation.
  • Pro Mitarbeiter haben Sie die Werte aus dem Altsystem bereit:
    • Jahresurlaubsanspruch
    • Resturlaub zum Stichtag
    • optional Stundensaldo (Überstunden oder Minusstunden)
Vorbereitung lohnt sich

Legen Sie vor dem Start eine Liste aller Mitarbeiter mit den Urlaubs- und Überstundenwerten aus dem Altsystem an. So können Sie die Einrichtung Person für Person durchgehen, ohne jedes Mal in alte Unterlagen suchen zu müssen.

Was Therino übernimmt — und was nicht​

BereichÜbernahme in Therino
JahresurlaubsanspruchJa — über den Assistenten Startbestände übernehmen
Resturlaub zum StichtagJa — über denselben Assistenten
Stundensaldo (Überstunden/Minusstunden)Ja — optional im Assistenten
Historische ZeiteinträgeNein — ab Umstiegstag neu erfassen
Vergangene AbwesenheitenNein — nur aktuelle Bestände übernehmen
Dokumente / Personalakten-DateienNein — separat in der Dateiverwaltung hochladen
Keine automatische Datenmigration

Eine vollständige Übernahme aller Daten aus einem Altsystem ist nicht automatisch enthalten. Der Migrationsassistent in Therino betrifft ausschließlich Urlaubs- und Überstunden-Startbestände zum Umstiegszeitpunkt.

Gesamtworkflow​

Für jeden Bestandsmitarbeiter wiederholen Sie diese Schritte:

Schritt 1–3: Anmeldekonto und Sichtbarkeit in Therino​

Folgen Sie der Anleitung Neuen Mitarbeiter anlegen für Teil 1 bis 4:

  1. Benutzer im Praxisportal anlegen
  2. Gruppen zuweisen (Rolle + APP_Therino + ggf. Standort)
  3. Identitätswechsel — einmal als Person in Therino anmelden
  4. Identitätswechsel beenden

Damit erscheint die Person in Team & Organisation → Mitarbeiter.

Schritt 4: Personalakte einrichten​

Richten Sie die fachlichen Daten ein — siehe Mitarbeiter in Therino einrichten:

  • Stammdaten und Beschäftigung
  • Arbeitszeitmodell mit gültig ab = Umstiegstag oder erster Arbeitstag
  • Standort-Zuordnung
Reihenfolge beachten

Legen Sie zuerst das Arbeitszeitmodell an. Ohne Sollstunden lassen sich Urlaub und Überstunden nicht sauber berechnen — und der Migrationsassistent kann Tage nicht in Stunden umrechnen.

Schritt 5: Startbestände übernehmen​

Übernehmen Sie Resturlaub und optional den Stundensaldo aus dem Altsystem — siehe Startbestände aus Migration übernehmen.

Therino zeigt dabei oft die blaue Karte Mitarbeiter Ersteinrichtung mit einer Checkliste. Schritt 4 dort führt direkt zum Assistenten.

Schritt 6–7: Person informieren​

Senden Sie den E-Mailwiederherstellungslink und informieren Sie die Person — siehe Neuen Mitarbeiter anlegen Teil 6 und 7.

Optional: Onboarding-Prozess starten​

Sie können danach einen Onboarding-Prozess aus einer Vorlage starten — das ersetzt aber nicht Schritt 5 (Startbestände). Onboarding ist eine Checkliste für den fachlichen Eintritt, nicht für die Übernahme von Urlaub und Überstunden.

Reihenfolge in Therino (Ersteinrichtungs-Checkliste)​

Therino zeigt beim Öffnen einer noch unvollständigen Personalakte eine Checkliste Mitarbeiter Ersteinrichtung. Die empfohlene Reihenfolge:

  1. Stammdaten pflegen (Name, E-Mail, Adresse …)
  2. Beschäftigung pflegen (Beschäftigungstyp, Eintrittsdatum …)
  3. Arbeitszeitmodell einpflegen (ab Umstiegstag)
  4. Jahresurlaubsanspruch, Resturlaub und Stundensaldo über den Assistenten hinterlegen

Erst wenn Schritt 3 erledigt ist, funktioniert Schritt 4 zuverlässig.

Checkliste nach dem Umstieg​

Wenn alle Bestandsmitarbeiter eingerichtet sind, sollte Folgendes erledigt sein:

  • Alle Mitarbeiter haben ein Anmeldekonto im Praxisportal
  • Gruppen (Rolle + APP_Therino + ggf. Standort) sind gesetzt
  • Alle Personalakten in Therino sind mit Arbeitszeitmodell angelegt
  • Startbestände (Urlaub und ggf. Überstunden) sind für jeden Mitarbeiter übernommen — siehe Startbestände aus Migration übernehmen
  • Wiederherstellungslinks wurden versendet; Mitarbeiter können sich anmelden
  • Sicherheitsabfrage (MFA) ist bei allen eingerichtet
  • (falls genutzt) Dokumente in der Dateiverwaltung hochgeladen

Details zum Workshop-Ablauf finden Sie in der Onboarding-Workshop-Checkliste.

Verweise​