Startbestände aus Migration übernehmen
Kurz gesagt: Mit dem Assistenten Resturlaub aus Migration übernehmen legen Sie Jahresurlaubsanspruch und Urlaubskorrektur so an, dass der Resturlaub zum Stichtag dem Wert aus dem Altsystem entspricht. Optional übernehmen Sie auch den Stundensaldo (Überstunden oder Minusstunden).
Wann brauche ich das?
- Beim Umstieg auf Therino für jeden Bestandsmitarbeiter.
- Beim Erststart von Therino, wenn Urlaubs- oder Überstunden-Bestände aus einem früheren System übernommen werden müssen.
- Wenn ein Mitarbeiter mit offenen Beständen aus einem Alt-System in Therino angelegt wird.
Das brauchen Sie vorher
- Rolle: Standortleitung oder Geschäftsführung in Therino.
- Die Personalakte ist vorbereitet — siehe
Mitarbeiter in Therino einrichten:
- Stammdaten und Beschäftigung gepflegt
- Arbeitszeitmodell mit gültig ab angelegt
- Für das betreffende Jahr existiert noch kein Urlaubsanspruch in Therino.
- Sie haben die Werte aus dem Altsystem bereit:
- Jahresurlaubsanspruch (Stunden oder Tage)
- Resturlaub zum Stichtag
- optional Stundensaldo
Ohne Arbeitszeitmodell kann Therino Urlaubstage nicht in Stunden umrechnen. Legen Sie das Modell zuerst an — siehe Mitarbeiter in Therino einrichten, Schritt 4.
Assistent öffnen
Es gibt drei Wege:
Weg 1: Über die Ersteinrichtungs-Checkliste
- Öffnen Sie Team & Organisation → Mitarbeiter und wählen Sie die Person.
- Oben erscheint die Karte Mitarbeiter Ersteinrichtung (solange die Einrichtung unvollständig ist).
- Klicken Sie bei Schritt 4 auf Resturlaub übernehmen — oder Urlaubsanspruch einrichten.
Weg 2: Über den Dialog Urlaubsanspruch einrichten
- Öffnen Sie die Personalakte der Person.
- Wechseln Sie zum Reiter Beschäftigung.
- Klicken Sie auf Urlaubsanspruch einrichten.
- Wählen Sie Bestandsmitarbeiter (Migration).
Weg 3: Direkt über den Migrations-Button
- Öffnen Sie die Personalakte der Person.
- Wechseln Sie zum Reiter Beschäftigung → Bereich Urlaubsanspruch.
- Klicken Sie auf Resturlaub aus Migration übernehmen.
Der Assistent öffnet sich als Dialog mit dem Titel Resturlaub aus Migration übernehmen.
Felder ausfüllen
| Feld | Was eintragen? |
|---|---|
| Stichtag Resturlaub | Datum, zu dem der Resturlaub im Altsystem galt — typisch Umstiegstag oder 1. Januar |
| Gültig ab Jahresanspruch | Startdatum des Jahresanspruchs — Standard: 1. Januar des Stichtags-Jahres |
| Jahresanspruch | Voller Jahresurlaub in Stunden oder Tagen (umschaltbar) |
| Resturlaub zum Stichtag | Verbleibender Urlaub laut Altsystem — ebenfalls in Stunden oder Tagen |
| Stundensaldo (optional) | Überstunden-Guthaben (positiv) oder Minusstunden (negativ) aus dem Altsystem |
| Notiz | z. B. „Resturlaub laut Personalakte Alt-System" — zur späteren Nachvollziehbarkeit |
Stunden oder Tage eingeben
Bei beiden Beträgen (Jahresanspruch und Resturlaub) können Sie zwischen Stunden eingeben und Tage eingeben wählen.
- Stunden: Tragen Sie Stunden und Minuten direkt ein.
- Tage: Therino rechnet anhand des Arbeitszeitmodells in Stunden um. Unter dem Eingabefeld sehen Sie die Berechnung (z. B. „30 Tage × 7:12/Tag = …").
Wenn zum gewählten Stichtag kein Arbeitszeitmodell existiert, rechnet Therino über ein späteres Modell um und zeigt einen Hinweis an. Prüfen Sie in diesem Fall, ob das gültig ab-Datum des Arbeitszeitmodells korrekt gesetzt ist.
Stundensaldo (optional)
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Überstunden-/Stundensaldo aus dem Alt-System übernehmen, wenn Sie auch Überstunden oder Minusstunden übernehmen möchten.
- Positiver Wert = Guthaben (Überstunden)
- Negativer Wert = Minusstunden
Pro Mitarbeiter und Jahr kann der Stundensaldo nur einmal per Migration übernommen werden.
Vorschau prüfen
Bevor Sie übernehmen, zeigt der Assistent eine Vorschau:
| Zeile in der Vorschau | Bedeutung |
|---|---|
| Anteiliger Jahresanspruch | Urlaubsanspruch anteilig für das Jahr (bei Eintritt/Austritt im laufenden Jahr) |
| Bereits genutzt | Bereits gebuchter Urlaub in Therino (in der Regel 0 beim Umstieg) |
| Vorgemerkt | Offene Urlaubsanträge |
| Urlaubskorrektur | Korrektur, die Therino anlegt, damit der Resturlaub stimmt |
| Rest danach | Erwarteter Resturlaub nach der Übernahme — muss mit dem Wert aus dem Altsystem übereinstimmen |
| Stundensaldo | Nur wenn Überstunden mit übernommen werden |
Vergleichen Sie Rest danach mit dem Resturlaub aus dem Altsystem. Weichen die Werte ab, prüfen Sie Jahresanspruch, Stichtag und Arbeitszeitmodell, bevor Sie Übernehmen klicken.
Klicken Sie erst bei plausiblen Werten auf Übernehmen.
Was passiert danach?
Therino legt in einem Schritt an:
- Jahresurlaubsanspruch mit dem eingetragenen „gültig ab"-Datum
- Urlaubskorrektur mit dem Vermerk „Migration: Resturlaub übernommen"
- Optional: Stundenkorrektur für den Stundensaldo (Quelle: Migration)
In der Ersteinrichtungs-Checkliste wird Schritt 4 als erledigt markiert. Der Assistent bleibt danach weiterhin aufrufbar, um Werte erneut zu prüfen.
Ab diesem Zeitpunkt kann der Mitarbeiter Urlaub beantragen; der Resturlaub wird korrekt angezeigt.
Wenn etwas nicht klappt
- Assistent nicht verfügbar / ausgegraut: Für das Jahr existiert bereits ein Urlaubsanspruch. Der Assistent ist nur ohne bestehenden Jahresanspruch nutzbar. Prüfen Sie, ob versehentlich Anspruch hinzufügen statt des Assistenten verwendet wurde. Bei Bedarf wenden Sie sich an den Support.
- Meldung „Für dieses Jahr existiert bereits ein Urlaubsanspruch": Wie oben — der Jahresanspruch muss für die erneute Nutzung des Assistenten entfernt werden, bevor Sie erneut migrieren können.
- Stundensaldo bereits übernommen: Pro Mitarbeiter und Jahr ist nur eine Migrations-Stundenkorrektur möglich. Eine erneute Übernahme ist nicht vorgesehen.
- Resturlaub darf nicht negativ sein: Tragen Sie keinen negativen Resturlaub ein. Minusstunden gehören in das Feld Stundensaldo, nicht in den Resturlaub.
- Umrechnung schlägt fehl: Das Arbeitszeitmodell fehlt oder das gültig ab-Datum liegt nach dem Stichtag. Legen Sie das Modell an oder passen Sie das Datum an — siehe Mitarbeiter in Therino einrichten.
- Button fehlt komplett: Ihre Rolle hat keine Berechtigung. Nur Standortleitung und Geschäftsführung können Urlaubsansprüche anlegen und Korrekturen vornehmen.