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Neuen Mitarbeiter anlegen

Kurz gesagt: Sie legen die Person einmal zentral im Praxisportal an, geben ihr die passenden Gruppen und sorgen dafür, dass sie in Therino als Mitarbeiter erscheint. Danach richten Sie die Personalakte ein.

Wann brauche ich das?​

Immer wenn eine neue Person in der Praxis anfängt und mit den Programmen (Therino, Dateiverwaltung, Wiki …) arbeiten soll.

Beim Umstieg auf Therino wiederholen Sie diesen Ablauf für jeden Bestandsmitarbeiter — zusätzlich zu den Startbeständen aus dem Altsystem.

Das brauchen Sie vorher​

  • Rolle/Gruppe: Sie sind Mitglied der Gruppe Praxis_Benutzerverwaltung. Nur dann dürfen Sie im Portal Benutzer anlegen und den Identitätswechsel nutzen.
  • Anmeldung: Sie sind im Praxisportal angemeldet (Adresse portal. + Ihre Praxis-Adresse, z. B. portal.meine-praxis.de).
  • Diese Angaben zur neuen Person: Vor- und Nachname, private E-Mail-Adresse, Rolle in der Praxis und (bei mehreren Standorten) der Standort.
Private E-Mail-Adresse

Tragen Sie die private E-Mail-Adresse der Person ein — nicht die dienstliche. An diese Adresse geht der Wiederherstellungslink zum Passwort setzen.

Warum sind es zwei Programme?

Das Praxisportal verwaltet die Anmeldung für alle Programme. Therino ist das Programm für Zeiten und Personal. Ein Mitarbeiter entsteht in Therino erst, wenn sich die Person das erste Mal dort anmeldet. Damit Sie die Personalakte sofort vorbereiten können, melden wir die Person weiter unten einmal per Identitätswechsel an.

Der Ablauf im Überblick​

Teil 1: Benutzer im Praxisportal anlegen​

  1. Melden Sie sich im Praxisportal an und öffnen Sie oben rechts über Ihr Profil das Adminportal (Schaltfläche Admin interface).
  2. Öffnen Sie in der linken Navigation Directory → Users (Verzeichnis → Benutzer).
  3. Klicken Sie auf Create (Anlegen) bzw. New user (Neuer Benutzer).
  4. Wählen Sie Internal user (Interner Benutzer). Externe Benutzer sind für Praxismitarbeiter nicht vorgesehen.
  5. Füllen Sie die Felder aus:
    • Username: ein eindeutiger Anmeldename, z. B. m.mustermann.
    • Name: vollständiger Vor- und Nachname, z. B. Maria Mustermann.
    • Email: die private E-Mail-Adresse der Person (nicht die dienstliche).
  6. Klicken Sie auf Create (Speichern).
Screenshot 1 – folgt
Geplanter Screenshot: Praxisportal: Directory → Users → Create → Internal user → Username, Name, private Email
Benutzertyp Internal user wählen und Felder ausfüllen
Namen genau eintragen

Schreiben Sie Vor- und Nachname korrekt. Therino kann bestehende Personalakten später anhand des Namens verknüpfen – Tippfehler erschweren das.

Teil 2: Gruppen zuweisen​

Gruppen steuern, was die Person darf. Wichtig sind drei Arten von Gruppen:

  1. Die Rolle – wählen Sie genau eine aus: Therapeut, Rezeption, Teamleitung, Standortleitung oder Geschaeftsfuehrung.
  2. Der App-Zugang – APP_Therino für den Zugang zu Therino. Fügen Sie bei Bedarf weitere hinzu, z. B. APP_Dateiverwaltung (Dateien), APP_Wiki (Praxiswissen), APP_PasswortManager.
  3. Der Standort (nur bei mehreren Standorten) – z. B. Standort_Hauptstelle.

So weisen Sie die Gruppen zu:

  1. Öffnen Sie den soeben angelegten Benutzer (in Directory → Users anklicken).
  2. Wechseln Sie auf den Reiter Groups (Gruppen).
  3. Klicken Sie auf Add to existing group und wählen Sie die passenden Gruppen aus.
  4. Bestätigen Sie mit Add (Hinzufügen).
Screenshot 2 – folgt
Geplanter Screenshot: Authentik: Benutzerdetail → Reiter Groups mit zugewiesener Rolle, APP_Therino und (bei Multi-Site) Standort-Gruppe
Die Person den Gruppen Rolle, APP_Therino und ggf. Standort zuordnen
Rolle allein genügt nicht

Eine Rollengruppe allein gibt noch keinen Zugang zu Therino. Die Person braucht immer die Rolle und APP_Therino. Bei mehreren Standorten kommt zusätzlich die passende Standort_-Gruppe dazu – sonst sieht die Person ihren Standort in Therino nicht.

Teil 3: Identitätswechsel – die Person einmal in Therino anmelden​

Damit die neue Person sofort in Therino als Mitarbeiter auftaucht, melden Sie sich einmal kurz in ihrem Namen an. Das nennt sich Identitätswechsel (englisch „Impersonate").

  1. Öffnen Sie im Praxisportal erneut den Benutzer der neuen Person.
  2. Klicken Sie auf Impersonate (Identitätswechsel).
  3. Geben Sie einen Grund an, z. B. „Ersteinrichtung Therino". Der Grund wird protokolliert.
  4. Sie sind nun im Namen der Person angemeldet. Öffnen Sie die App-Übersicht und klicken Sie auf die Kachel Therino (oder rufen Sie team. + Ihre Praxis-Adresse auf).
  5. Warten Sie, bis Therino vollständig geladen hat. Damit ist der Mitarbeiter in Therino angelegt.
Screenshot 3 – folgt
Geplanter Screenshot: Authentik: Benutzerdetail mit Schaltfläche Impersonate und Eingabe des Grundes; danach App-Übersicht mit Therino-Kachel
Identitätswechsel starten und die Kachel Therino öffnen
Alternative ohne Identitätswechsel

Sie können den Identitätswechsel auch weglassen. Dann erscheint die Person in Therino erst, sobald sie sich selbst das erste Mal anmeldet. Der Identitätswechsel beschleunigt das nur, damit Sie die Personalakte direkt vorbereiten können.

Teil 4: Identitätswechsel beenden​

  1. Beenden Sie den Identitätswechsel über die Schaltfläche Stop impersonation (Identitätswechsel beenden) am oberen Bildschirmrand.
  2. Prüfen Sie, dass wieder Ihr Name angezeigt wird.
Screenshot 4 – folgt
Geplanter Screenshot: Leiste am oberen Rand mit Hinweis auf aktiven Identitätswechsel und Schaltfläche Stop impersonation
Identitätswechsel wieder beenden
Nicht vergessen

Beenden Sie den Identitätswechsel immer, bevor Sie weiterarbeiten. Sonst führen Sie Ihre nächsten Schritte versehentlich im Namen der anderen Person aus.

Teil 5: Personalakte in Therino einrichten​

Jetzt hinterlegen Sie die fachlichen Daten der Person.

  1. Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Konto in Therino an.
  2. Öffnen Sie Team & Organisation → Mitarbeiter.
  3. Öffnen Sie den neuen Mitarbeiter aus der Liste.
  4. Pflegen Sie nacheinander:
    • Personaldaten & Beschäftigung (Beschäftigungstyp, Vertrag, Eintrittsdatum).
    • Standort-Zuordnung.
    • Arbeitszeitmodell mit einem Datum bei gültig ab. Daraus berechnet Therino die Sollstunden.
    • Urlaubsanspruch — bei Neuanstellungen manuell; beim Umstieg über den Assistenten (siehe unten).
    • Startbestände (Urlaub und Überstunden aus einem früheren System) über den Assistenten Resturlaub aus Migration übernehmen — besonders wichtig beim Umstieg. Details: Startbestände aus Migration übernehmen.
  5. Prüfen Sie, dass Login-Konto und Mitarbeiter verknüpft sind.
  6. Optional: Starten Sie einen Onboarding-Prozess aus einer Vorlage.
Screenshot 5 – folgt
Geplanter Screenshot: Therino: Team & Organisation → Mitarbeiter → Detailseite mit Beschäftigung, Standort, Arbeitszeitmodell, Urlaubsanspruch
Personalakte in Therino ausfüllen
Reihenfolge beachten

Legen Sie zuerst das Arbeitszeitmodell an. Ohne Sollstunden lassen sich Urlaub und Überstunden nicht sauber berechnen.

Ausführliche Erklärungen zu diesen Feldern finden Sie unter Mitarbeiter in Therino einrichten und Startbestände aus Migration übernehmen.

Damit die neue Person ihr Passwort selbst festlegen kann, schicken Sie einen Wiederherstellungslink an ihre private E-Mail-Adresse (beim Anlegen hinterlegt). Dafür müssen Sie Mitglied der Gruppe Praxis_Benutzerverwaltung sein.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Oberfläche Verzeichnis → Benutzer (Directory → Users).
  2. Klicken Sie auf den Benutzer der neuen Person.
  3. Klicken Sie auf E-Mailwiederherstellungslink.
  4. Wählen Sie die E-Mail-Stage aus. Das passiert nicht automatisch — es gibt in der Regel nur eine Stage: default-recovery-email.
  5. Tragen Sie bei Token duration die Gültigkeitsdauer ein. Standard ist days=1 (Link 1 Tag gültig). Setzen Sie die 1 z. B. auf 5, ist der Link 5 Tage gültig.
  6. Bestätigen Sie den Versand. Die Person erhält den Link an die beim Anlegen hinterlegte private E-Mail-Adresse.
Screenshot 6 – folgt
Geplanter Screenshot: Authentik: Benutzerdetail → E-Mailwiederherstellungslink, Stage default-recovery-email, Token duration
E-Mailwiederherstellungslink mit E-Mail-Stage und Gültigkeitsdauer

Teil 7: Person informieren​

Sagen Sie der neuen Person, dass sie sich jetzt anmelden kann:

  1. Sie erhält eine E-Mail mit einem Wiederherstellungslink.
  2. Über den Link setzt sie ihr Passwort und ist danach direkt eingeloggt — ohne Sicherheitsabfrage (MFA).
  3. Beim nächsten Login am Praxisportal richtet sie die Sicherheitsabfrage (MFA) ein — das ist Pflicht. Eine Anleitung dazu gibt es unter Sicherheitsabfrage (MFA) einrichten.

Ausführliche Schritte für die Person finden Sie unter Erste Anmeldung.

Wenn etwas nicht klappt​

  • Die Person erscheint nicht in Therino: Prüfen Sie, ob die Gruppe APP_Therino zugewiesen ist und ob der Identitätswechsel bis zum vollständigen Laden von Therino durchgeführt wurde. Bei mehreren Standorten muss zusätzlich die passende Standort_-Gruppe gesetzt sein.
  • Die Person hat die falsche Rolle in Therino: Prüfen Sie im Portal, welche Rollengruppe zugewiesen ist. Es sollte genau eine sein. Nach einer Änderung wirkt die neue Rolle mit der nächsten Anmeldung.
  • Die Sicherheitsabfrage lässt sich nicht einrichten: Siehe Sicherheitsabfrage (MFA) einrichten. Bei Handywechsel oder fehlgeschlagener Einrichtung können Sie den Authenticator zurücksetzen — siehe Sicherheitsabfrage (MFA) zurücksetzen.
  • Die Person erhält keinen Wiederherstellungslink: Prüfen Sie, ob beim Anlegen die private (nicht dienstliche) E-Mail-Adresse hinterlegt ist und ob die Adresse korrekt geschrieben wurde.
  • Der Wiederherstellungslink ist abgelaufen: Senden Sie einen neuen Link mit längerer Gültigkeit (z. B. days=5 statt days=1).
  • Es gab die Person früher schon einmal: Dann kann eine bestehende Personalakte automatisch verknüpft werden. Prüfen Sie in Therino, ob doppelte Einträge entstanden sind.

Verweise​