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Monatsabschluss

Kurz gesagt: Am Monatsende reicht jeder Mitarbeiter seinen Monatsbericht zur Prüfung ein. Nach Genehmigung wird er in der Personalakte abgelegt und der Monat gesperrt.

Wofür ist das?​

Der Monatsabschluss ist der verbindliche Abschluss eines Kalendermonats. Sie bestätigen damit, dass Ihre Daten aus Ihrer Sicht vollständig und richtig sind. Eine Verwaltungsperson (in der Regel die Standortleitung) prüft den Bericht und genehmigt oder lehnt ihn ab.

Die Einreichung starten Sie auf der Seite Berichte im Bereich Monatsabschluss (digital).

Was der Monatsbericht enthält​

Zum Stichtag letzter Tag des Monats fasst der Bericht zusammen:

  • alle Zeiteinträge des Monats
  • alle Abwesenheiten
  • alle Fahrten und Ausgaben (wenn das Modul „Spesen & Kunden" aktiv ist)
  • Kontenstände: Resturlaub, Überstunden, ggf. Fortbildung
  • ggf. Kindergartenzuschuss — wenn in den Finanzdaten hinterlegt (siehe unten)

Kindergartenzuschuss​

Wenn Ihre Praxis Ihnen einen monatlichen Kindergartenzuschuss gewährt, pflegt die Verwaltung das in Ihrer Akte unter Finanzdaten. Für Sie als Mitarbeiter bedeutet das:

  • Auf der Seite Berichte erscheint ein Hinweis-Banner mit dem Betrag, solange ein Zuschuss für den Monat gilt.
  • Beim Klick auf Zur Genehmigung einreichen öffnet sich ggf. ein Dialog: Sie werden daran erinnert, den Überweisungsnachweis für die Kindergartenkosten wie vereinbart bei der Verwaltung einzureichen. Bestätigen Sie den Hinweis per Checkbox, bevor Sie einreichen.
  • Im genehmigten PDF steht ein neutraler Vermerk für die Lohnbuchhaltung.
Stellvertretende Einreichung

Wenn eine berechtigte Person den Monatsabschluss stellvertretend für Sie einreicht, erscheint der Nachweis-Dialog nicht. Klären Sie den Nachweis in dem Fall direkt mit der Verwaltung.

Details zur Pflege durch HR: Finanzdaten.

Ablauf​

Status und was sie für Sie bedeuten​

StatusBedeutung
OffenMonat ist bearbeitbar — Sie können Zeiten, Abwesenheiten und Fahrten ändern
Zur Prüfung eingereichtMonat ist gesperrt — Änderungen an Zeiten, Abwesenheiten und Fahrten sind nicht mehr möglich
GenehmigtMonat bleibt gesperrt; signiertes PDF liegt in Ihrer Personalakte
AbgelehntSperre ist aufgehoben — korrigieren Sie die beanstandeten Einträge und reichen Sie erneut ein
Wichtig

Die Monatssperre beginnt bereits bei der Einreichung, nicht erst bei der Genehmigung. Prüfen Sie deshalb alles sorgfältig, bevor Sie auf Zur Genehmigung einreichen klicken. Die Fehlermeldung bei gesperrten Monaten lautet: „Dieser Monat ist gesperrt … Änderungen sind erst möglich, wenn der Bericht abgelehnt wurde."

Checkliste vor der Einreichung​

Gehen Sie diese Punkte auf der Seite Berichte durch:

  • Sind alle Arbeitstage gebucht oder durch eine Abwesenheit erklärt?
  • Sind die Pausen korrekt?
  • Sind Urlaub, Krankheit, Fortbildung und Überstundenabbau vollständig erfasst?
  • Sind Fahrten und Ausgaben erfasst?
  • Stimmt der Saldo in der Stundenübersicht?

Wenn Therino fehlende Tage findet, erscheint ein Hinweis. In manchen Fällen können Sie den Bericht trotzdem einreichen — dann müssen Sie den Hinweis bewusst bestätigen.

Einreichen​

  1. Öffnen Sie Berichte und wählen Sie den richtigen Monat.
  2. Prüfen Sie alle Tabellen und die Kontenübersicht.
  3. Aktivieren Sie die Checkbox: „Ich bestätige hiermit die Richtigkeit und Vollständigkeit meines Monatsberichts …"
  4. Klicken Sie auf Zur Genehmigung einreichen.
Screenshot 1 – folgt
Geplanter Screenshot: Therino: Berichte — Monatsabschluss digital mit Checkbox und Schaltfläche Zur Genehmigung einreichen
Einreichung mit Bestätigungs-Checkbox

Nach der Einreichung​

Der Status wechselt auf Zur Prüfung eingereicht. Der Monat ist ab jetzt gesperrt.

Screenshot 2 – folgt
Geplanter Screenshot: Therino: Monatsabschluss mit gelbem Hinweis Zur Prüfung eingereicht und Datum
Status Zur Prüfung eingereicht

Die Standortleitung prüft Ihren Bericht. Das kann einige Tage dauern.

Nach der Genehmigung​

  • Der Status wechselt auf Genehmigt.
  • Therino erzeugt ein signiertes PDF und legt es in Ihrer Personalakte ab (Kategorie „Monatsabschluss").
  • Sie können das PDF über Signiertes PDF (Personalakte) herunterladen oder über Dokument anzeigen in der Personalakte öffnen.
  • Der Monat bleibt gesperrt — nachträgliche Änderungen sind nicht möglich.
Screenshot 3 – folgt
Geplanter Screenshot: Therino: Monatsabschluss mit grünem Hinweis Genehmigt und Schaltflächen Signiertes PDF und Dokument anzeigen
Status Genehmigt mit PDF

Bei Ablehnung​

  • Lesen Sie die Begründung der ablehnenden Person.
  • Korrigieren Sie die beanstandeten Einträge in Zeiterfassung, Abwesenheiten oder Fahrten.
  • Reichen Sie den Bericht erneut ein.

Stellvertretende Einreichung​

In Ausnahmefällen kann eine berechtigte Person den Monatsabschluss stellvertretend einreichen. Dann muss ein Grund angegeben werden. Das sollte nur genutzt werden, wenn Sie den Abschluss nicht selbst erledigen können.

Wenn etwas nicht klappt​

  • Einreichung schlägt fehl: Prüfen Sie fehlende Tage und die Checkliste oben.
  • Änderung nach Einreichung nicht möglich: Das ist beabsichtigt — der Monat ist gesperrt. Warten Sie auf Genehmigung oder Ablehnung.
  • PDF fehlt nach Genehmigung: Wenden Sie sich an die Standortleitung.

Verweise​