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Mitarbeiter-Akte — Praxis-Schlüssel

Kurz gesagt: Hier dokumentieren Sie Ausgabe und Rückgabe von Praxis-Schlüsseln pro Mitarbeiter und Standort — nachvollziehbar mit Historie und Export.

Wofür ist das?​

Im Tab Standorte der Mitarbeiterakte finden Sie neben den Standortzuweisungen den Abschnitt Praxis-Schlüssel. Damit halten Sie fest, welche Schlüssel ein Mitarbeiter aktuell hat und wann sie ausgegeben oder zurückgegeben wurden.

Öffnen Sie Team & Organisation → Mitarbeiter, wählen Sie einen Mitarbeiter und wechseln Sie zum Tab Standorte.

Was Sie hier sehen und tun können​

Schlüssel ausgeben​

  1. Klicken Sie auf Schlüssel ausgeben.
  2. Wählen Sie den Standort (der Mitarbeiter muss diesem Standort zugeordnet sein).
  3. Tragen Sie eine Bezeichnung ein — zum Beispiel Schlüssel Haupteingang.
  4. Optional: Ausgabedatum anpassen und Notizen ergänzen.
  5. Speichern Sie die Ausgabe.

Ein Mitarbeiter kann mehrere Schlüssel gleichzeitig haben — auch am selben Standort, sofern die Bezeichnungen unterschiedlich sind.

Schlüssel zurückgeben​

Bei einem aktiven Schlüssel klicken Sie auf Zurückgeben. Der Eintrag bleibt in der Historie sichtbar (Status: zurückgegeben).

Übersicht in der Akte​

Auf dem Tab Übersicht zeigt eine Karte Praxis-Schlüssel die Anzahl aktiver Schlüssel — zum Beispiel „2 aktiv“ oder „Keine“.

Screenshot 1 – folgt
Geplanter Screenshot: Therino: Mitarbeiter-Detail, Tab Standorte, Abschnitt Praxis-Schlüssel mit aktivem Eintrag Schlüssel Haupteingang
Praxis-Schlüssel im Tab Standorte

Export von der Mitarbeiterliste​

Für eine standortweite Übersicht:

  1. Öffnen Sie Team & Organisation → Mitarbeiter.
  2. Klicken Sie auf Export.
  3. Wählen Sie Praxis-Schlüssel.
  4. Optional: Filter nach Status (aktiv, zurückgegeben, alle) und Standort.
  5. Laden Sie die Datei als CSV oder XLSX herunter.
Screenshot 2 – folgt
Geplanter Screenshot: Therino: Mitarbeiterliste — Export-Dialog mit Auswahl Praxis-Schlüssel und Statusfilter
HR-Export-Dialog Praxis-Schlüssel

Worauf Sie achten sollten​

  • Offboarding: Therino blockiert nicht automatisch den Abschluss eines Offboarding-Prozesses, wenn noch Schlüssel aktiv sind. Legen Sie in Ihrer Offboarding-Vorlage eine Aufgabe an — zum Beispiel „Schlüssel Haupteingang zurückgegeben?“ — und prüfen Sie die Rückgabe manuell.
  • Pro Standort und Bezeichnung kann nur ein aktiver Schlüssel existieren.
  • Ausgabe und Rückgabe werden im Audit-Log und in der Mitarbeiter-Historie protokolliert.

Wenn etwas nicht klappt​

  • Ausgabe nicht möglich: Der Mitarbeiter ist dem gewählten Standort nicht zugeordnet — ergänzen Sie die Standortzuweisung im selben Tab.
  • Bezeichnung bereits aktiv: Für diesen Standort existiert bereits ein aktiver Schlüssel mit derselben Bezeichnung — geben Sie den bestehenden zuerst zurück.
  • Export-Button fehlt: Nur berechtigte Rollen (Standortleitung) sehen den Export.

Verweise​